Es deber del máximo órgano social de toda sociedad realizar una reunión ordinaria, por lo menos, una vez al año, en la época fijada en los estatutos, o en caso de que sus estatutos no dispongan la fecha, dentro de los tres (3) primeros meses de cada año.
Ahora, las reuniones del máximo órgano social pueden realizarse bajo distintas modalidades, como lo son: (i) presencial, por la cual todos los asistentes están físicamente presentes en el lugar de la reunión; (ii) no presencial, por la cual los asistentes no están presentes físicamente en el lugar de la reunión pero lo hacen mediante comunicación simultánea o sucesiva (siendo la videoconferencia el método más común); (iii) mixta, por la cual unos asistentes están físicamente presentes en el lugar de la reunión y otros participan mediante comunicación simultánea o sucesiva. Así mismo, los socios pueden decidir a través del mecanismo de toma de decisiones por escrito, por el cual todos los socios o miembros expresan el sentido de su voto mediante un documento.
Es entendible que por eficiencia muchas sociedades prefieren realizar las reuniones de su máximo órgano social de manera remota, mediante el mecanismo de manera no presencial. No obstante, puede surgir la duda de si es viable realizar una reunión ordinaria mediante el mecanismo de toma de decisiones por escrito.
La respuesta a lo anterior es negativa, ya que el numeral 3.28 de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades establece lo siguiente:
“El derecho societario colombiano prevé que los órganos de una sociedad puedan tomar decisiones sin que para ello deban reunirse. En estos casos, el representante legal de la sociedad será el encargado de enviar la información necesaria para la toma de las decisiones de que se trate, para lo cual las proposiciones correspondientes se deben redactar de modo que se pueda votar en sentido afirmativo o negativo.
(…)
Finalmente, es preciso señalar que bajo esta modalidad de toma de decisiones no es posible celebrar reuniones ordinarias del máximo órgano social.”
La razón de ser de esta prohibición se debe a que bajo la figura del mecanismo de toma de decisiones por escrito no se realiza propiamente una reunión y no puede suplir la realización de la asamblea ordinaria de accionistas. Adicionalmente, al no realizarse una reunión, no hay lugar a convocatoria y no habría lugar al derecho de inspección, lo cual sería violatorio de los derechos de los socios.
Autor:
Juan Manuel Guevara Araujo
Socio Guevara Abogados
jguevara@guevaraabogados.com.co