Debida diligencia en ventas masivas

El deber de debida diligencia en materia del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) es el proceso mediante el cual una empresa obligada adopta medidas para el conocimiento de la contraparte, de su negocio, operaciones, y productos y el volumen de sus transacciones y se encuentra regulado en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades.

Este proceso de debida diligencia es uno de los principales instrumentos para prevenir y controlar los riesgos del Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM) a los que se encuentra expuesta una empresa obligada a tener el SAGRILAFT, y cada empresa debe adoptar las siguientes medidas mínimas conforme al riesgo al que se encuentren expuestas:

1. Identificar a la Contraparte (incluyendo clientes para casos de ventas masivas) y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes.
2. Identificar al beneficiario final de la contraparte y tomar medidas razonables para verificar su identidad.
3. Tratándose de personas jurídicas, se deben tomar medidas razonables para conocer la estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los beneficiarios finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga. Las medidas tomadas deben ser proporcionales al nivel del riesgo y su materialidad o complejidad inducida por la estructura de titularidad de la sociedad mercantil o la naturaleza de los asociados mayoritarios.
4. Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial.
5. Realizar una debida diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la empresa obligada sobre la contraparte y su actividad comercial.

Es común que existan empresas obligadas que por la naturaleza de su actividad realicen ventas masivas y este proceso de debida diligencia genere dificultades para estas, ya que, dependiendo de la empresa, pueden tener muchas contrapartes (incluyendo clientes) al mes, y realizar un proceso de debida diligencia a cada uno de ellos se torna prácticamente imposible.

Ahora, para el caso de las ventas masivas, la Superintendencia de Sociedades en el numeral 5.3.1.1. (b) del capítulo X de la Circular Básica Jurídica, dispone que cuando la comercialización de los productos (bienes o servicios) se hace mediante ventas masivas o retail que no permitan con facilidad y eficiencia llevar a cabo la debida diligencia de la contraparte, lo cual debe estar evaluado y documentado, con los umbrales designados aplicables, se deben concentrar los esfuerzos de conocimiento de la contraparte en las operaciones inusuales (operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la empresa obligada o, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de contraparte).

Por lo anterior, surge la inquietud de cómo puede proceder una empresa obligada en casos de ventas masivas.

Si bien no hay una respuesta única para esto, ya que cada empresa y sector tiene sus propios riesgos, la Superintendencia de Sociedades, mediante los oficios No. 2024-01-189277 del 9 de abril de 2024 y No. 220-027461 del 16 de marzo de 2021,  ha señalado que cada empresa tiene la facultad de definir el alcance de qué se entiende por ventas masivas en su política de prevención del LA/FT/FPADM y así poderidentificar, evaluar, prevenir y mitigar los riesgos asociados con dichas actividades ilícitas.

Ahora, una vez ajustada la política respectiva, la empresa obligada podrá realizar la debida diligencia para ventas masivas de acuerdo a lo dispuesto en dicha política (la cual podrá definir un proceso sencillo que se adecúe a las necesidades de la empresa, siempre observando las medidas mínimas descritas con anterioridad) y enfocar sus esfuerzos en el conocimiento de la contraparte en las operaciones inusuales.

En conclusión, cuando una empresa obligada se encuentra ante procesos de debida diligencia en ventas masivas, para ser eficiente, podrá simplificar el proceso de debida diligencia en ventas masivas adecuando su política de prevención del LA/FT/FPADM y enfocar sus esfuerzos en el conocimiento de la contraparte en las operaciones inusuales.

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